Une fois le délégué à la protection des données désigné pour l’Institution, il convient de communiquer ses coordonnées afin de rendre cette désignation officielle. En effet, l’une des missions de celui-ci consiste à être la personne de contact pour l’Autorité de protection des données ainsi que pour les personnes concernées par un traitement de données personnelles.

• Communication à l’Autorité de protection des données

Le responsable du traitement a l’obligation de communiquer les coordonnées du DPO à l’Autorité de protection des données via l’utilisation et l’envoi d’un formulaire prévu à cet effet sur son site internet. Ainsi, l’Autorité de contrôle pourra prendre facilement contact avec lui en cas de besoin.

• Communication à toute personne concernée

Les coordonnées du DPO doivent également être intégrées dans tous les documents de l’Institution relatifs au RGPD (politique de  confidentialité, registre, règlements, etc.) afin de permettre à toutes les personnes concernées de savoir facilement qui contacter en cas de question et à qui adresser leurs demandes pour exercer leurs droits.